Praca hybrydowa to już standard w wielu firmach, ale z nią pojawia się pytanie: jak skutecznie zarządzać biurkiem, gdy nikt nie ma przypisanego stałego miejsca? Jeśli pracownicy przychodzą do biura w różne dni, a stanowisk nie zawsze starcza, system rezerwacji biurek może być najlepszym rozwiązaniem. Dzięki niemu możesz lepiej dostosować przestrzeń do realnych potrzeb, uniknąć chaosu i zapewnić każdemu wygodne miejsce do pracy.
Jak działa system rezerwacji biurek?
System do rezerwacji biurek to narzędzie, które pozwala pracownikom samodzielnie wybierać i rezerwować miejsce pracy w biurze. Może działać jako aplikacja mobilna lub być dostępny przez przeglądarkę. Wystarczy kilka kliknięć, by sprawdzić dostępność i zarezerwować biurko lub salę konferencyjną na konkretny dzień i godzinę.
To rozwiązanie daje pełną kontrolę nad zarządzaniem przestrzenią biurową. Możesz dokładnie monitorować, które biurka są używane, a które stoją puste, i dzięki temu zoptymalizować koszty. System może też działać w modelu hot desk, czyli umożliwiać dynamiczne przypisywanie stanowisk w zależności od potrzeb.
Dlaczego warto korzystać z systemu rezerwacji biurek?
Korzystanie z systemu zarządzania rezerwacjami biurek daje firmie i pracownikom szereg realnych korzyści:
- Optymalizacja kosztów – Nie musisz kupować lub wynajmować tylu biurek, ile masz pracowników. Możesz dopasować przestrzeń do faktycznych potrzeb i zmniejszyć koszty wynajmu biura.
- Lepsza organizacja pracy hybrydowej – Pracownicy wybierają, kiedy pojawią się w biurze i z jakiego stanowiska pracy skorzystają. To pozwala uniknąć sytuacji, w których ktoś przyjeżdża do biura i… nie ma gdzie usiąść.
- Zwiększenie bezpieczeństwa – System może uwzględniać miejsce parkingowe, ograniczać liczbę osób w biurze i pozwalać na lepszą kontrolę dostępu. Mamy nadzieję, że drugiej pandemii nie będzie, ale w razie podobnej sytuacji, łatwo będzie opanować sytuację w firmie.
- Łatwość zarządzania salami konferencyjnymi – Oprogramowanie do rezerwacji biurek to jedno. Wiele firm wdraża kompleksowy system rezerwacji sal konferencyjnych, aby uniknąć podwójnych rezerwacji i bałaganu w kalendarzu. To świetna pomoc przy pracy biurowej!
Czym różni się system rezerwacji biurek od tradycyjnego zarządzania przestrzenią?
Jeśli nadal zarządzasz biurkiem i salami przez arkusz Excela, to warto pomyśleć o zmianie. Tradycyjne podejście, w którym każdy ma „swoje” biurko, nie ma sensu w modelu hybrydowym.
Systemy rezerwacji biurek wprowadzają automatyzację i elastyczność. Każdy może samodzielnie wybrać miejsce do pracy, a Ty masz dostęp do raportów pokazujących realne wykorzystanie przestrzeni. Możesz zobaczyć, ile biurek jest zajętych, a ile faktycznie niepotrzebnych.
Jakie funkcje powinien mieć dobry system rezerwacji biurek?
Tzw. hot desking będzie działał, jeśli wybierzesz odpowiedni system oraz firmę, która go zaimplementuje. Przed wprowadzeniem systemu do swojej organizacji, zastanów się, czy wybrane oprogramowanie spełnia wszystkie Twoje wymagania.
Aby system faktycznie ułatwiał zarządzanie przestrzenią, powinien oferować:
- Interaktywny kalendarz rezerwacji – Pracownicy mają możliwość w kilka sekund sprawdzić dostępność oraz zarezerwować biurko. Narzędzie do zarządzania musi być łatwe do opanowania.
- Integrację z narzędziami, których używasz – Na przykład z Microsoft 365, systemami HR lub narzędziami do rezerwacji sal.
- Obsługę hot deskingu – Idealne rozwiązanie dla firm, które nie mają przypisanych biurek do konkretnych osób, bo szeroko wykorzystują zalety pracy zdalnej.
- Raportowanie i analitykę – Dzięki temu możesz podejmować decyzje oparte na danych, a nie na domysłach.
- Aplikację mobilną – Możliwość rezerwacji w dowolnym czasie, nawet z telefonu. Ta funkcjonalność zdecydowanie spodoba się Zetkom (i ułatwi życie wszystkim).
Jak wdrożyć system rezerwacji biurek w firmie?
1. Określ potrzeby firmy – Ilu masz pracowników? Ile biurek? Jak często ludzie przychodzą do biura? Kto będzie najczęściej rezerwować biurka?
2. Wybierz odpowiednie oprogramowanie – Sprawdź, jakie funkcje oferują dostępne narzędzia. Aplikacje do rezerwacji,mogą mieć różne opcje dostosowane do Twojej branży.
3. Skonfiguruj system i przetestuj go – Większość dostawców oferuje okres próbny, więc możesz sprawdzić, jak system działa w praktyce. Bardziej zaawansowane narzędzia warto wdrażać przy pomocy specjalistów. Dobrze wykonana konfiguracja zmienia wszystko!
4. Przeszkol pracowników – Nawet najlepsze narzędzie nie pomoże, jeśli nikt nie będzie z niego korzystać. Wykorzystaj wiedzę dedykowanego konsultanta, aby nikt w firmie nie napotkał problemów.
5. Monitoruj i optymalizuj – Korzystaj z raportów, aby zobaczyć, czy system faktycznie pomaga w organizacji pracy. Może się okazać, że zdecydujesz się wynająć mniejszy workspace lub biuro. To szansa na oszczędności!
Jakie są najlepsze aplikacje do rezerwacji biurek?
Na rynku znajdziesz różne aplikacje do rezerwacji. Przykładem jest aplikacja Tidaro, która oferuje intuicyjny system rezerwacji online, integrację z kalendarzem i możliwość zarządzania salami konferencyjnymi.
Jak wybrać najlepsze rozwiązanie?
- Sprawdź, czy aplikacja pasuje do Twojej firmy (czy obsługuje np. hot desk, rezerwacje sal).
- Upewnij się, że oferuje raportowanie – w końcu chcesz wiedzieć, jak wykorzystywane są biurka.
- Jeśli masz już narzędzia jak Microsoft 365, warto wybrać system, który się z nimi integruje.
- Porozmawiaj ze specjalistami – oni najlepiej dobiorą odpowiednie narzędzie dla Twojej organizacji.
- Jakie błędy firmy popełniają przy wdrażaniu systemu rezerwacji?
- Nie analizują swoich potrzeb – Wybór pierwszego lepszego systemu może skończyć się tym, że nie spełni oczekiwań.
- Brak komunikacji z zespołem – Jeśli pracownicy nie wiedzą, jak korzystać z systemu, nie będą z niego korzystać.
- Brak monitorowania efektów – Warto regularnie sprawdzać raporty i wprowadzać ulepszenia.
Podsumowanie
To jedno z najbardziej optymalnych rozwiązań dla firm działających w modelu hybrydowym.
Dzięki temu, że pracownicy mogą korzystać z biurek w elastyczny sposób, biuro jest efektywniejsze i lepiej dostosowane do realnych potrzeb. Nieprzypisane do konkretnego pracownika stanowiska sprawiają, że przestrzeń jest dynamiczna, a koszty – zoptymalizowane.
Jeśli Twoja firma chce usprawnić zarządzanie biurem, czas na wdrożenie systemu rezerwacji. Możesz zacząć od testów – porozmawiaj z nami i poznaj dostępne rozwiązania. Zorganizuj przestrzeń pracy efektywniej!